Eventos são ótimas oportunidades de conectar pessoas, mas por muito tempo ficaram limitados aos participantes que estavam lá. As redes sociais vieram para mudar esse cenário e hoje a cobertura serve para expandir os limites do evento, ultrapassando as barreiras físicas do espaço e atingindo muitas pessoas que não puderam estar lá. É também uma forma de humanizar a marca e se colocar como principal porta-voz de suas informações. Afinal, por que esperar que outros divulguem o que a marca está trazendo para um evento, se podemos fazer isso nós mesmos?
Tive a oportunidade de cobrir duas vezes a CCXP, o maior festival pop do mundo, além de participar de alguns eventos menores, que me ensinaram algumas coisas, na prática e na pressão. Com essas dicas, espero que você tenha mais preparo e tranquilidade para cobrir um evento. Confira:
Existem diversos tipos de eventos, para as mais variadas áreas de negócios e o importante é que, independente do mercado, sempre haverá pessoas interessadas e até ansiosas por novidades. Esse é o público que você deve focar na hora de cobrir um evento. Isso vale para tudo, desde saber quais redes sociais estão, que tipo de conteúdo preferem, qual tom de voz usar e o que estão procurando.
Se você é responsável pelas redes sociais da marca, as chances são grandes de que você já tenha isso na ponta da língua e assim essa parte não será difícil. Mas se você está fazendo isso pela primeira vez, é importante que se prepare antecipadamente, o que nos leva ao próximo ponto.
A pior coisa que você pode fazer ao cobrir um evento é deixar tudo para a hora que estiver acontecendo e aparecer sem preparo. O segredo do sucesso da sua cobertura é a quantidade de informações que a marca conseguirá trazer em primeira mão e, ao contrário de veículos de comunicações, você tem a oportunidade de saber isso antes mesmo do evento começar. Por isso, vale seguir um passo a passo:
Com o planejamento correto, você evita boa parte das pressões de última hora, antecipa os problemas e trabalha com mais calma. É na preparação que você precisa decidir pontos importantes, como a hashtag oficial do evento e qual é o padrão dos posts que vão sair, considerando o lado visual e os tipos de formatos.
Os smartphones atuais têm cada vez mais funções e você pode tirar fotos e subir para suas redes com esses aparelhos, mas se houver a possibilidade de conseguir mais equipamentos, melhor para a sua cobertura. Não precisa ser nada elaborado, levar mais um notebook e um tripé, por exemplo, já vai ajudar bastante.
Não esqueça de levar carregadores e até baterias externas, os famosos power banks, pois o pior que pode acontecer é ficar sem carga durante o evento e, como estará mexendo no aparelho o dia todo, essa possibilidade existe. Outra questão importantíssima é o acesso à internet, por isso certifique-se que não ficará sem, seja com um bom pacote de internet móvel ou um ponto de wi-fi.
Se quiser ir um passo a mais, aposte em câmeras profissionais, estabilizadores de imagem, microfones externos, mais de um celular, um local específico para edição de imagem e vídeo. As possibilidades são imensas e vão garantir mais qualidade, mas nada impede de ser você, um smartphone com câmera boa e um conteúdo relevante.
Com tanta coisa acontecendo simultaneamente, é normal que você sinta a urgência de gravar tudo, mas o excesso de informações também pode ser prejudicial e sobrecarregar o espectador com dezenas de stories no Instagram não é uma boa ideia. Muitos irão simplesmente pular e informações importantes vão se perder.
Isso também serve para ver com calma tudo o que foi gravado e fazer uma curadoria do conteúdo, decidindo o que ficou mais interessante, divertido ou poder ver com mais atenção mesmo. Você pode separar meia hora para fazer fotos e vídeos de coisas que estão acontecendo e depois meia hora para sentar e ver essas imagens. Essa dica é para evitar que na hora da correria, passem erros de português, informações equivocadas e até confidenciais, que eram destinadas apenas aos participantes.
Na CCXP de 2019, tive o prazer de poder contar com a ajuda da Daniela Maccio e o Luiz Azevedo (ou Guga), já que num evento como esse, muita coisa acontece ao mesmo tempo. Nos separamos por redes sociais, cada um trazendo conteúdo personalizado para posts de timeline, stories no Instagram e tweets. Assim, conseguimos trazer conteúdo diversificado e de vários ângulos, fazendo com que os espectadores pudessem ter informações novas e não repetitivas em cada uma das redes. Com mais pessoas na equipe, deixar tudo acertado antes é ainda mais essencial, para ter um padrão independente do ponto de contato. Durante o evento, manter um meio de contato entre a equipe ajuda bastante, seja através de rádios ou mesmo um grupo no WhatsApp.
Se você não consegue ter mais alguém cobrindo com você, o que é totalmente normal, vale pedir para pessoas de sua equipe acompanharem a cobertura, apontando possíveis erros, oportunidades, dando feedbacks de fora. Por mais que haja planejamento e foco, não conseguimos ver tudo e esse suporte é bem importante.
Ainda que atualmente as gigantes de tecnologia estejam competindo para ter recursos populares em suas plataformas (qual rede ainda não tem seus próprios stories?), elas têm características que são mais reconhecidas por parte do público e você pode explorar isso para uma experiência ainda melhor. Confira agora as mais interessantes das principais redes:
Num evento com muitas pessoas, é normal que algumas situações inusitadas aconteçam e para você entender, vou trazer algumas que já passei, para te mostrar que muitas vezes o melhor é fazer primeiro e pensar depois.
– “Ei, tem que ficar na fila como todo mundo”: até você explicar que está trabalhando ali, vai receber muitos olhares tortos, mas é uma decisão entre entrar na frente de todos para conseguir uma foto incrível ou ficar pensando no que os outros vão pensar.
– “Tenho uma dúvida, você pode me ajudar?”: essa é básica e acontece sempre, você pode estar com alguma identificação que mostre que é da equipe, alguém vai te parar para pedir informações ou até reclamar. Nessas horas, é importante demonstrar simpatia e tentar resolver, com o que estiver dentro do seu alcance.
– “Influencer chegou, mas ninguém sabe o nome”: quando trabalhamos com redes sociais, precisamos conhecer também as personalidades, mas não é vergonha não conhecer alguém. Se não tem alguém que sabia que a pessoa viria, você terá que fazer o contato. Pessoas famosas também são pessoas e você não precisa sofrer com nervosismo, ansiedade ou medo, afinal, elas estão ali trabalhando, como você.
Não custa lembrar, tratar a todos com educação e atenção é essencial, mesmo que esteja com pressa ou com vários problemas para resolver.
Com tantos detalhes para acertar, conteúdos para criar, pessoas para falar, às vezes acabamos deixando de lado algo importante: nós mesmos. Por isso, a dica final é para te lembrar de dar prioridade para uma roupa confortável, calçados que te permitam andar bastante, uma garrafa de água sempre à mão, manter a alimentação correta mesmo no meio da agitação e não ficar o dia todo carregando coisas pesadas. Acredite, se você fosse passar 5 dias cobrindo um evento como a CCXP, com milhares de pessoas disputando por espaço em estandes gigantes como aconteceu comigo, entenderia a importância disso.
Não esqueça também de curtir o evento, tirar várias fotos (para você) e obter o melhor dessa experiência. Foram nesses eventos que tive a oportunidade de conhecer de perto algumas pessoas que vi muito tempo por uma telinha (ou uma telona) e isso com certeza foi algo para não se esquecer.
Agora, com as dicas anotadas, planejamento produzido e os equipamentos a postos, vamos levar os eventos para cada vez mais pessoas?
